Empresas que preparan licitaciones: cómo elegir la mejor

En la mayoría de licitaciones de obra y servicios, la parte de la puntuación que depende de juicio de valor se decide en un único documento: la memoria técnica. La oferta económica se calcula, se compara y se ordena de forma automática. La memoria técnica, en cambio, la lee una persona, la contrasta con el pliego y le asigna una nota que raramente se puede recurrir con éxito.

Eso convierte al proveedor que redacta ese documento en un actor crítico del proceso. Una diferencia de tres o cuatro puntos sobre cuarenta (lo que separa una memoria correcta de una memoria excelente) desplaza a una empresa del primer al cuarto puesto en un concurso reñido. Todo ello dentro del marco de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, que fija cómo deben ponderarse y motivarse esos criterios.

Este artículo no es un listado de proveedores. Es el criterio que usarías si tuvieras que auditar tú mismo a la consultoría antes de firmar.

Te damos los 8 criterios que separan a una consultoría capaz de sumar puntos en el sobre técnico de un proveedor que solo maqueta documentos.

Qué hace realmente una empresa que prepara licitaciones

Conviene delimitar el alcance, porque bajo la misma etiqueta conviven servicios muy distintos. Un encargo completo de documentación técnica incluye, como mínimo:

• Análisis del PCAP y del PPT: lectura de los criterios de adjudicación, la fórmula de valoración, los límites de extensión, el formato de entrega y las causas de exclusión. De ahí sale el índice, no de una plantilla.
• Estudio del proyecto: planos, geotecnia y condicionantes reales de la obra.
• Memoria descriptiva y proceso constructivo: el núcleo del documento: cómo se ejecuta, en qué orden, con qué rendimientos y por qué esa solución y no otra.
• Implantación de obra: zonas de acopio, casetas, accesos, afecciones al tráfico y a terceros, préstamos y vertederos, con planos propios.
• Equipos y medios: maquinaria, personal, organigrama y dedicaciones, coherentes con los rendimientos declarados.
• Programación: duraciones calculadas, diagrama de Gantt, camino crítico, holguras y previsión de certificaciones mensuales y acumuladas.
• Servicios afectados: identificación, gestión con compañías y solución de reposición.
• Propuestas de mejora: solo cuando el pliego las puntúa, valoradas y sin coste oculto.
• Calidad, medio ambiente y seguridad y salud: aplicados a esta obra, no un extracto del manual de la empresa.
• Reportaje fotográfico y material gráfico: visita a campo, fotografía profesional, planos de fases e infografías.

Los 8 criterios para elegir consultoría

1. Especialización exclusiva, no una línea de negocio más

Hay estudios de ingeniería que redactan proyectos, dirigen obras, hacen certificados y, además, preparan alguna memoria técnica.

La preparación de licitaciones tiene su propia curva de aprendizaje: interpretación de pliegos, criterios de exclusión, extensión, formatos, plazos de plataforma.

Pregunta qué porcentaje de la facturación del proveedor procede de licitaciones. Si no llega al 70 %, es una actividad accesoria.

2. Experiencia real de obra en el equipo redactor

Un evaluador con experiencia detecta en dos páginas si quien escribe ha pisado una obra.

Los rendimientos irreales, los solapes imposibles entre tajos, las fases que ignoran un condicionante evidente o los medios auxiliares mal dimensionados restan puntos incluso cuando la redacción es impecable.

Busca perfiles que hayan trabajado como jefe de obra, jefe de oficina técnica, técnico de estudios o dirección facultativa.

3. Metodología: del pliego al índice, no al revés

La secuencia correcta es:

Análisis del PCAP → identificación de cada subcriterio puntuable → índice de esos subcriterios → redacción.

Pide ver el índice propuesto para tu expediente antes de firmar. Es la prueba más barata y más reveladora que puedes hacer.

Puedes contrastarlo con este modelo de memoria técnica para licitación.

4. Profundidad y adaptación al proyecto concreto

El evaluador puntúa lo específico. Una memoria que menciona el nombre del municipio, la cota del terreno, el tráfico de la calle afectada, el colegio contiguo o la ventana de trabajo nocturna demuestra estudio.

Una memoria que podría servir para cualquier obra del país demuestra lo contrario. Rechaza las soluciones genéricas y exige un análisis de dificultades y oportunidades del proyecto.

5. Calidad gráfica y capacidad de visita a obra

Planos de implantación y de fases, secciones, infografías, ortofotos anotadas y fotografía propia del emplazamiento.

El material gráfico no es decoración. Es la forma más eficiente de demostrar conocimiento del entorno dentro de un límite de páginas.

Confirma que la consultoría visita el emplazamiento y produce su propio material, en lugar de reutilizar imágenes de banco.

6. Control de calidad documentado antes de la entrega

Este criterio casi nunca se pregunta y es el que más ofertas arruina. Los fallos típicos: datos heredados de otra licitación, un Gantt con fases de otro proyecto, descuadres entre memoria y cuadro de rendimientos, importes económicos colados en el sobre técnico, incumplimiento del límite de páginas, no se detectan leyendo, se detectan con una lista de verificación.

Pregunta si existe un protocolo formal de revisión final y quién lo firma.

Pregunta que deberías hacer siempre ¿Qué protocolo aplicáis en las 24 horas previas a la entrega para asegurar que no se ha colado contenido de otro expediente y que se cumplen los límites de formato del pliego? Si la respuesta es vaga, el riesgo de exclusión lo asumes tú, no la consultoría.

7. Plazos, disponibilidad y capacidad de carga

Los plazos de licitación son cortos y no se negocian. Un retraso equivale a quedar fuera. Verifica el historial de cumplimiento, pide referencias de clientes anteriores y fija hitos intermedios en el encargo: entrega de índice, primer borrador, versión de revisión y versión final.

Y ten presente una asimetría del mercado: las buenas consultorías se saturan, así que contratar pronto no solo reduce el riesgo, también mejora el resultado, porque hay más horas disponibles para el estudio.

8. Exclusividad y confidencialidad

En una misma licitación pueden concurrir varias constructoras. Que tu consultoría trabaje simultáneamente para dos licitadores del mismo expediente es un problema evidente.

Exige exclusividad por expediente por escrito y un acuerdo de confidencialidad sobre la documentación que entregas: precios, rendimientos y estrategia de baja son información sensible.

Señales de alarma

Si salta alguna de las siguientes señales de alarma, ten claro que no es tu consultoría de licitaciones:

• Te envían un presupuesto sin haber leído el pliego ni preguntar por el expediente.
• No pueden mostrar cómo estructurarían el índice según los criterios de adjudicación.
• El precio se fija por número de páginas en lugar de por alcance y complejidad.
• No hay una persona técnica identificada como responsable del encargo.
• No aceptan comprometerse por escrito con la fecha de entrega de la versión final.
• Ofrecen «garantía de adjudicación». Nadie puede garantizar el resultado de una licitación.

Cómo comparar presupuestos sin equivocarte

Comparar honorarios en términos absolutos es el error más común. La comparación correcta es contra el valor del contrato y la probabilidad de adjudicación.

El razonamiento es sencillo: los honorarios de la memoria técnica son un porcentaje mínimo del presupuesto de licitación, mientras que la diferencia entre ganar y no ganar es del 100 %. Lo que hay que comparar no es el precio, sino el incremento esperado de probabilidad de adjudicación por euro invertido.

Un matiz adicional: un buen asesoramiento no termina en la memoria. La estrategia de baja, el encaje con los criterios automáticos y, llegado el caso, la justificación de una baja temeraria forman parte del mismo problema y conviene que los mire quien conoce el expediente.

¿Internalizar o externalizar?

Factor	Equipo interno	Consultoría especializada
Coste	Fijo, con independencia del volumen de concursos	Variable, ligado a cada licitación presentada
Picos de trabajo	Difíciles de absorber; compiten con la producción	Absorbidos por el proveedor
Curva de aprendizaje	Limitada al histórico de la propia empresa	Alimentada por cientos de expedientes y organismos distintos
Conocimiento del negocio propio	Máximo	Requiere transferencia de información del cliente
Riesgo de contaminación entre expedientes	Bajo	Bajo si hay exclusividad y control de calidad; alto si no lo hay

En la práctica, el modelo que mejor funciona es mixto: el departamento técnico de la constructora aporta conocimiento interno, rendimientos, criterio de negocio, y la consultoría aporta lectura del pliego, estructura, redacción y material gráfico. La memoria se construye a cuatro manos.

Checklist para la primera reunión

Doce preguntas que deberías llevar preparadas. Las respuestas ordenan a los candidatos mucho mejor que cualquier presentación comercial:

1. ¿Qué porcentaje de vuestra actividad son licitaciones?
2. ¿Quién redactará materialmente mi memoria y qué experiencia de obra tiene?
3. ¿Habéis trabajado con este organismo contratante y con esta tipología de obra?
4. ¿Me mostráis el índice que proponéis para este expediente?
5. ¿Visitáis el emplazamiento? ¿Está incluido en el precio?
6. ¿Quién elabora los planos de implantación y de fases?
7. ¿Qué protocolo de control de calidad aplicáis antes de la entrega?
8. ¿Trabajáis en exclusiva para un solo licitador en cada expediente?
9. ¿Qué fechas de entrega os comprometéis a cumplir, por escrito?
10. ¿Cuántas rondas de revisión incluye el encargo?
11. ¿Qué necesitáis de mí y en qué plazo, para no ser yo el cuello de botella?
12. ¿Me facilitáis referencias de clientes con obras similares?

Cómo trabajamos en JyRingenieros

En JyRingenieros no hacemos otra cosa. Desde 2005 preparamos documentación técnica para licitaciones de obra civil, edificación y servicios, y desde la constitución de la consultoría en 2011 hemos redactado miles de memorias técnicas para organismos de toda España.

Nuestro planteamiento responde punto por punto a los criterios de esta guía:

• Dedicación exclusiva a licitaciones, sin líneas de negocio que compitan por las mismas horas.
• Equipo de ingenieros y arquitectos con recorrido previo en constructoras e ingenierías, como jefes de obra, jefes de oficina técnica y técnicos de estudios.
• Índice construido a partir de los criterios de adjudicación del PCAP de cada expediente.
• Material gráfico de calidad: planos de implantación, fases, infografías y reportaje fotográfico profesional.
• Protocolo de control de calidad previo a la entrega, con verificación de coherencia entre memoria, programación y rendimientos, y de cumplimiento de los requisitos formales del pliego.
• Exclusividad por expediente y tratamiento confidencial de toda la información del cliente.
• Trabajo desde Zaragoza para clientes de todo el territorio nacional.

Nuestro objetivo es único: que tu oferta obtenga la máxima puntuación posible en los criterios sujetos a juicio de valor y que se diferencie con argumentos técnicos de la del resto de licitadores.

Referencias y presencia en medios

Estas son publicaciones de medios independientes en las que se menciona nuestro trabajo:

• OKDiario — «Las 5 mejores empresas para la preparación de documentación técnica para licitaciones»
• Arquitectura Singular — «Especialistas en redacción de memorias técnicas para licitaciones»
• El Mundo Financiero — «Las 7 mejores empresas de preparación de memorias técnicas para licitaciones»

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta preparar una memoria técnica para una licitación?

Depende del alcance de los criterios sujetos a juicio de valor, de la complejidad del proyecto y del plazo disponible, no del número de páginas ni del presupuesto de licitación. Un encargo se presupuesta tras leer el PCAP y el PPT.

¿Con cuánta antelación debo contratar el servicio?

En cuanto se publique el anuncio. Cuantas más horas haya para estudiar el proyecto, visitar el emplazamiento y revisar el documento, mejor será el resultado. Contratar en los últimos días reduce el margen de análisis y aumenta el riesgo formal.

¿Puede una consultoría garantizar que gano la licitación?

No. Ninguna consultoría seria lo hace. La adjudicación depende también de la oferta económica, de los criterios automáticos y de lo que presenten el resto de licitadores. Lo que sí se puede es maximizar la puntuación en juicio de valor y eliminar el riesgo de exclusión por defectos formales.

¿Qué información necesita el consultor por parte de la constructora?

El expediente completo (PCAP, PPT, proyecto, mediciones y planos), los medios propios disponibles, rendimientos habituales, obras similares ejecutadas y la estrategia para este concurso.

¿Sirve la misma memoria para dos licitaciones parecidas?

No. Cambian los criterios de adjudicación, el organismo, el emplazamiento y el proyecto. Reutilizar contenido es, además, la causa más frecuente de errores graves detectados por los evaluadores.

¿Trabajáis fuera de Zaragoza?

Sí. Trabajamos a nivel nacional, con desplazamiento al emplazamiento cuando el proyecto lo requiere.

Recursos útiles

• Plataforma de Contratación del Sector Público — publicación de anuncios, pliegos y adjudicaciones.
• TED — Tenders Electronic Daily — licitaciones publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea.
• ROLECE — Registro Oficial de Licitadores — inscripción y acreditación de la capacidad y solvencia del licitador.
• Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público — texto consolidado en el BOE.
• LiciQ — herramienta de análisis de datos de licitación pública desarrollada por JyRingenieros.

Siguiente paso Si tienes un expediente de obra o servicios que quieras presentar, envíanos el enlace a la licitación y te devolvemos una valoración de nuestros honorarios sin compromiso.